Cuando hablamos de la planeación puede venirnos a la mente de que este tema es exclusivo de las empresas o de la administración, pero lo cierto es que diariamente todos realizamos planes, que son sometidos a diversos pasos o etapas.
Si quieres conocer un poco más acerca del tema, continua leyendo, de esta forma tendrás muy en claro las etapas de la planeación al momento de organizar cualquier actividad en tu vida.
La planeación
En pocas palabras, la planeación no es más el establecimiento de un plan o de estrategias que permitan alcanzar un objetivo o meta, ya sea a nivel empresarial o de forma personal.
Si aunque no lo veamos de esa manera, el ser humano se encuentra en un constante planeamiento, como decidir que quiere ser de mayor, cuál sería su trabajo, entre otros. Y aunque muchos desconozcan el proceso, lo realizan de manera casi automática.
Características de la planeación
La planeación reúne ciertas características que la mantienen como uno de los procesos principales de todo proyecto o actividad. Algunas de estas características son:
- Es continua y permanente: En todo momento nos encontramos con situaciones que requieren de una planeación, por lo que siempre estamos trabajando en ella. Nunca se detiene.
- Orientada hacia el futuro: Cuando planeamos lo hacemos con mira hacia el futuro, para objetivos que deben cumplirse. Nos preparamos para prever situaciones que puedan ocurrir. No es aplicable para el pasado.
- Racionalidad en la toma de decisiones: Establecer objetivos o tomar decisiones en la planeación requiere de todo el sentido común posible, con la finalidad de hacer uso de métodos viables para el alcance de los objetivos.
- Es sistemática: Sigue una serie de pasos o procesos necesarios, si alguno falta es posible que no se obtenga lo deseado.
- Busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas: Cuando planeamos establecemos más de una opción, pero una vez elegida una las demás se dejan de lado. Por eso se busca la más viable y con más racionalidad.
Etapas de la planeación
Para poder llegar a tener buenos resultados en la planeación, es necesario seguir ciertas etapas o pasos, los cuales mencionaremos a continuación:
- ¿Qué vamos a hacer?
Antes iniciar con cualquier plan, es necesario dejar en claro nuestras intenciones, que queremos hacer o que vamos a lograr con esta planeación. Ya que del rumbo que decidamos es que será posible establecer lo demás.
- Oportunidades Vs Amenazas
En todo proyecto existen una serie factores internos y externos que tienen cierto peso en el desarrollo del mismo, por ello es importante identificarlos y saber aprovecharlos o minimizarlos.
Una de las maneras de identificarlos es a través de la matriz DOFA, la cual es una herramienta administrativa para identificar Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.
- Definir objetivos
Una vez tengamos claro hacia dónde vamos, lo siguiente sería establecer objetivos o metas que nos mantengan enfocados, las mismas nos irán indicando la manera en que podemos alcanzarlas.
- Definir estrategias
En esta parte de la planeación es importante realizarla de una manera calmada y dejar todo establecido, ya que acá señalaremos las actividades necesarias para el cumplimiento de nuestros objetivos.
Además que debemos establecer de qué manera vamos a utilizar los recursos que tenemos para el alcance de nuestras metas. De igual forma se sugiere tener a modo de respaldo un plan de contingencia.
- Establecer cronograma
El tiempo toma un papel fundamental en todo el proceso de planeación, ya que el cumplimiento de los objetivos debe de tener un tiempo mínimo o máximo. De esta manera podemos enfocarnos en lo que realmente importa.
Actualmente existen muchos métodos para establecer el cronograma, pero uno de los más utilizados es el método de Gantt, en el cual se establecerá el tiempo estimado para lograr cada una de las fases del proyecto.
- Calcular presupuesto
Todo proyecto requiere de dinero para cumplir con ciertas metas, por lo que debemos ser conscientes de cuánto dinero utilizaremos. Un presupuesto nos ayuda a guiarnos y a tener un estimado del monto que requerimos.
- Mecanismos de control
Por ultimo pero no menos importante, requerimos de una serie de medidas que nos indiquen si estamos yendo por el camino correcto a la realización de los objetivos o por el contrario nos hemos desviados y debemos replantear todo nuevamente.
